Gestione Documentale
ARXivar è un software per la gestione documentale che integra nativamente un potente modulo di workflow e Conservazione sostitutiva.
ARXIVAR: archiviazione documentale
ARXivar è una piattaforma per la gestione delle informazioni aziendali. Vi permette di archiviare in un unico sistema qualunque tipo di informazione: documenti di Office, mail, fax, file, documenti cartacei, disegni, film, musica, immagini, spool di stampa ecc.
Vi permette di gestire la sicurezza, il flusso dei processi (workflow), la distribuzione, la firma digitale. Pubblicare i documenti sul WEB, organizzarli, associarli tra di loro per formare una pratica e molto altro ancora.
Diventa inoltre l'unico punto di partenza per la creazione dei documenti in azienda, ottimo per le aziende certificate (ISO 9000) o che voglio regolare la creazione dei documenti secondo degli standard, gestendone le diverse revisioni.
ARXivar offre funzionalità quali: la spedizione automatica dei documenti via fax, mail, posta ordinaria o raccomandata secondo la priorità del destinatario, creazione di Cd autoconsultanti, gestione della modulistica aziendale (carta intestata, moduli qualità), stampante PDF, deleghe, una anteprima sempre disponibile dei documenti per i più comuni formati, liste di distribuzione, sistemi di ricerca FULL-TEXT, firma digitale e molto ancora. ARXivar possiede diversi tipi di ricerche documentali a seconda del tipo di uso e di operatore, che garantiscono la reperibilità dei documenti in base a livelli di riservatezza che si incrociano tra loro per soddisfare le più particolari esigenze di privacy e di accessibilità ai dati.
ARXivar è in grado di acquisire automaticamente tutti i documenti che vengono generati da un sistema gestionale. Usando ARXivar Spool Recognition è possibile leggere i dati presenti su Fatture, Bolle, Ordini, Registri contabili e di magazzino, Rapportini di uscita dei tecnici e archiviarli automaticamente.
Anche per il ciclo passivo abbiamo realizzato dei connettori universali per i vari sistemi gestionali che ci permettono di archiviare automaticamente tutti i documenti pervenuti dai fornitori, indipendentemente dal formato, codificando le informazioni attraverso delle etichette Barcode.
Dematerializzazione e Conservazione Sostitutiva
ARXivar è allineato alle normative in materia di archiviazione documentale che sanciscono le "Regole tecniche per la riproduzione e la conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti originali Art.6, commi 1 e 2, del testo unico delle disposizioni legislative e regolamenti in materia di documentazione amministrativa, di cui al DPR 28/12/2000, n.445".
Il modulo prevede che qualunque documento elettronico archiviato in ARXivar possa essere conservato solo in forma elettronica, seguendo una procedura (Wizard) che prevede la creazione di un volume di conservazione contenente i dati validati dalla firma digitale e marcatura temporale. La procedura offre le funzioni per la consultabilità dei dati in modo autoconsistente.
